Je hebt als zelfstandige ondernemer een website met een eigen domeinnaam.
www.jouwbedrijfsnaam.nl
Super!
En vervolgens maak je een e-mailadres aan bij gmail.
Jouwbedrijfsnaam@gmail.com
Waarom?
Dat is zó onprofessioneel.
Diezelfde domeinnaam van je website is óók bedoeld voor je email adres. Email adressen zijn vrijwel altijd inbegrepen bij de webhosting die je voor je website hebt afgesloten.
Je kunt honderden e-mailadressen aanmaken.
info@jouwbedrijfsnaam.nl
marije@jouwbedrijfsnaam.nl
administratie@jouwbedrijfsnaam.nl
va.annabel@jouwbedrijfsnaam.nl
Een gmail account kan iederéén aanmaken. Maar niémand kan een mailadres aanmaken met jouw bedrijfsnaam achter het @.
Niemand behalve jij!
En als je dan een handig geautomatiseerd afspraken systeem hebt op je website, is de bevestiging per email voor je klant ook veel duidelijker. Ze zijn immers op je website geweest en herkennen je domeinnaam.
Boeien, ik heb toch maar één e-mailadres nodig.
In het begin misschien wel. Maar dan komt er een virtueel assistent die je wat werk uit handen neemt. Of je zwemt in de emails en wilt wat structuur aanbrengen. Dat kan door voor verschillende onderdelen in je bedrijf verschillende mailadressen aan te maken zodat je inbox automatisch opgedeeld is in wat wel en niet belangrijk is.
Dan ga je vastlopen met gmail. Want “jouwbedrijfsnaam-2@gmail.com” is best wel knullig.
Maar die webmail bij de webhosting is zo stom
Ja dat klopt.
Webmail is meer een soort noodoplossing dat je altijd bij je mail kunt. Je moet je email-account instellen in het email-programma dat jij wilt gebruiken.
Gmail
Wil je Gmail als programma gebruiken voor je eigen mailadressen?
Dat kan!
Eerst kon dat gratis. Nu moet je daar een Google Workspace account voor hebben. De goedkoopste kost op dit moment € 5,75 per maand.
Dat is toch best te doen.
Naast dat je een eigen domeinnaam kunt gebruiken zitten er ook andere extra’s bij zoals beveiliging en meer opslag in de cloud.
Andere email programma’s
Op de Apple producten zit standaard de email app Mail. Die gebruik ik zelf. Daar heb ik meerdere accounts in aangemaakt met zelfs verschillende domeinnamen.
Zo gebruik ik @hotmail.com, @beafaling.com en natuurlijk @designdojo.nl. Allemaal in dezelfde mail app.
Outlook is een gouwe ouwe mail app die het nog steeds goed doet.
Ook hoor ik goede verhalen over apps als Aqua-mail, Spark en Boxer.
Hoe stel je dan een mailadres in?
Bij je webhosting kun je de mailadressen die je wilt zelf aanmaken.
Stap 1 – Log in op het control panel
Log in op het control panel wat je van de webshosting hebt gekregen. Zoek daar naar het kopje mail. Hier kun je de mailadressen aanmaken.
Een slimme webhosting heeft vast een pagina waar dit stap voor wordt uitgelegd.
>> Zoek op: e-mailadres aanmaken *webhostingbedrijf (*gebruik de naam van jouw webhosting)
Je maakt altijd een mailadres aan in combinatie met een zelf bedacht wachtwoord. Je kunt álles voor de @ zetten wat je wilt.
Bewaar het wachtwoord goed!
Stap 2 – Noteer de IMAP instellingen
Zoek bij je webhosting bedrijf naar een pagina waar de email-instellingen op vermeld staan.
>> Zoek op: IMAP instellingen *webhostingbedrijf (*gebruik de naam van jouw webhosting)
Een voorbeeld van hoe dat er uit ziet:
IMAP (inkomende server)
Server: ietsmetnaamofcijfers.nl
SSL poort: 123
SMTP (uitgaande server)
Server: ietsmetnaamofcijfers.nl
SSL poort: 234
TLS poort: 345
POP3 (inkomende server)
…Deze kun je beter niet gebruiken…
Stap 3 – Maak een account aan op je mail app
Met al deze gegevens maak je een account aan op de mail app die je hebt uitgekozen.
Een account = een Emailadres.
Gebruik je meerdere mailadressen, bijvoorbeeld een aparte info@… en marije@… dan zijn dat twee accounts die je moet invoeren.
Vind je het doorlopen van de stappen lastig? Ook hier kun je pagina’s met uitleg van vinden. Veel webhosting bedrijven hebben voor verschillende mail apps een pagina met stap voor stap uitleg.
>> Zoek op: Hoe Email account toevoegen outlook (of een andere app) *webhostingbedrijf (*gebruik de naam van jouw webhosting)
En, is het gelukt?
Gefeliciteerd!
Je bent nu weer een stapje professioneler bezig.
Wat doe je nu met dat gmail-adres?
Deze kun je instellen dat automatisch de mail daarvandaan wordt doorgestuurd naar je nieuwe mailadres.
Zo kun je zien waar dat mailadres allemaal gebruikt wordt en dit langzaam uitfaseren.
Het google-account met het gmail-adres moet je vooral aanhouden. Je hebt voor diverse dingen een google account nodig. Denk aan analytics of de reviews in Google Mijn Bedrijf.
Voor de verdere diepgang, nog een een kleine uitleg waarom je geen POP3 moest gebruiken.
Verschil tussen POP3 en IMAP
Alle email komt binnen op de server van de webhosting. Vervolgens wordt het doorgestuurd naar het email programma waar jij een account hebt ingesteld.
Doe je dat met POP3, dan haalt het programma de email op en wordt het mailtje op de server direct verwijderd. De mail staat dan enkel op je eigen computer.
Met IMAP blijft de mail op de server staan. Je mailprogramma synchroniseert met de server.
Waarom is IMAP dan handiger?
Je leest waarschijnlijk je email eerst op je telefoon. Een uur later werk je aan je computer. Dan zit je weer even op je telefoon en misschien gebruik je ook nog een tablet.
Met POP3 staan er dan een paar mails op je telefoon. Dan zijn er een paar mails opgehaald op je computer. En de allerlaatste nieuwe mails staan op je tablet.
Niet handig. Er is totaal geen overzicht.
Met IMAP staat altijd op elk apparaat dezelfde mail. Heb je een mail gelezen op je telefoon, dan staat deze ook aangemerkt als gelezen op je computer. Gooi je een mail weg, dan is ie ook echt overal weg.
Veel fijner dus.
